Outsourcing für Fotograf:innen: Mehr Zeit für das Wesentliche
Foto: Steffen Böttcher / stilpirat.de
In Episode „031: Effektives Outsourcing für Selbstständige – Wann und wie?“ haben wir uns intensiv mit dem Thema Outsourcing auseinandergesetzt und darüber gesprochen, wie es dir helfen kann, deine Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Durch die strategische Auslagerung bestimmter Aufgaben kannst du nicht nur wertvolle Zeit sparen, sondern auch deine kreative Energie auf das Wesentliche lenken. Diese Effizienzsteigerung ist besonders für Fotograf:innen entscheidend, da sie es ermöglicht, sich auf die kreative Arbeit zu konzentrieren und gleichzeitig die organisatorischen Aspekte des Geschäfts effektiv zu managen. In diesem Blogpost möchte ich die Thematik des Outsourcings noch ausführlicher beleuchten, indem ich gezielt auf die Bedürfnisse und Herausforderungen von Fotograf:innen eingehe. Ich werde untersuchen, welche Aufgaben sich besonders gut für das Outsourcing eignen, wann der richtige Zeitpunkt dafür ist und wie du dabei am besten vorgehen kannst, um dein Fotografie-Business auf das nächste Level zu heben. Entdecke, wie du durch clevere Strategien deine Produktivität steigern und deine kreative Freiheit zurückgewinnen kannst.
Kernkompetenzen & Outsourcing
Bevor du mit dem Outsourcing beginnst, ist es wichtig zu verstehen, was zu deinen Stärken gehört und welche Aufgaben dir vielleicht unnötig viel Zeit kosten. Um erfolgreiches Outsourcing zu betreiben, ist es essenziell, zunächst die eigenen Kernkompetenzen sowie zeitintensive Aufgaben zu identifizieren. Zu den Stärken zählen oft kreatives Fotografieren, die Beratung von Kunden und das Führen von Vorgesprächen, außerdem die Auswahl und kreative Bearbeitung von Bildern. Diese Tätigkeiten sind in der Regel nicht nur wertvoll, sondern auch förderlich für das persönliche Wachstum und das Geschäft. Auf der anderen Seite gibt es Aufgaben, die unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen und möglicherweise ausgelagert werden sollten. Dazu gehören administrative Tätigkeiten wie die Rechnungsstellung und die Koordination von Terminen. Auch die Pflege der eigenen Präsenz auf Social Media oder die Wartung der Website können Outsourcing-Kandidaten sein. Ein hilfreiches Werkzeug in diesem Kontext ist der "Stundensatz-Check". Dabei wird überprüft, welche Tätigkeiten tatsächlich den eigenen Stundensatz wert sind. Der Fokus sollte auf kreativen und strategischen Aufgaben liegen, während zeitaufwändige Prozesse am besten delegiert werden, um Effizienz zu steigern und mehr Raum für die eigentlichen Kernaufgaben zu schaffen.
Fokussiere dich auf deine kreativen Kernkompetenzen, während du administrative Aufgaben auslagerst.
Was gehört zu deinen Stärken?
Zu deinen Stärken zählen Aktivitäten wie das kreative Fotografieren, die Beratung von Kunden sowie das Führen von Vorbereitungsgesprächen. Ebenso gehört die Auswahl von Bildern und deren kreative Bearbeitung zu deinen Kernkompetenzen.
Auf der anderen Seite gibt es Aufgaben, die unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen. Dazu zählen administrative Tätigkeiten wie die Buchhaltung und die Koordination von Terminen. Auch die Pflege deiner Social-Media-Präsenz und die Wartung der Website sind zeitintensive Aufgaben, die möglicherweise ausgelagert werden sollten.
Was gehört zu deinen Stärken?
Kreatives Fotografieren
Kundenberatung und Vorgespräche
Bildauswahl und kreative Bildbearbeitung
Welche Aufgaben rauben unverhältnismäßig viel Zeit?
Administrative Tätigkeiten wie Buchhaltung und Terminvereinbarungen
Social Media Management und Website-Wartung
Der "Stundensatz-Check": Welche Tätigkeiten sind deinen Stundensatz wert?
Der "Stundensatz-Check" bietet eine wertvolle Methode, um festzustellen, welche Tätigkeiten tatsächlich den eigenen Stundensatz rechtfertigen. Dabei geht es darum, den Fokus gezielt auf jene Aufgaben zu richten, die nicht nur kreativ und strategisch sind, sondern auch den höchsten Mehrwert für das eigene Geschäft schaffen. Beispielsweise solltest du deine Energie und Zeit auf Tätigkeiten wie kreatives Fotografieren, Kundenberatung und die künstlerische Bearbeitung von Bildern lenken. Diese Bereiche entsprechen am ehesten deinem Fachwissen und rechtfertigen deinen Stundensatz. Zeitaufwändige Prozesse wie administrative Aufgaben oder das Management von Social Media sollten hingegen ausgelagert werden, da sie zwar notwendig, jedoch häufig nicht den gleichen kreativen oder strategischen Wert besitzen. Durch das Auslagern dieser Prozesse erhältst du mehr Zeit und Energie für jene Aspekte, die deinem eigenen kreativen Anspruch und deinem geschäftlichen Erfolg zuträglich sind.
Über Stundensätze haben wir in den Episoden 002, 003 und 013 gesprochen.
Typische Bereiche zum Auslagern
Es gibt zahlreiche Aufgaben, die du sinnvoll auslagern kannst, um deine Produktivität zu steigern:
Typische Aufgaben, die Fotograf:innen auslagern können, um Zeit und Energie zu sparen.
Buchhaltung und Steuererklärung
Social Media Management
Website-Wartung und IT-Support
Administrative Aufgaben
Design und Grafikarbeiten
Transkription und Textbearbeitung
Der richtige Zeitpunkt fürs Outsourcing
Erkenne den richtigen Zeitpunkt, um Unterstützung in Anspruch zu nehmen und deine Work-Life-Balance zu verbessern.
Wann ist der beste Zeitpunkt, um Unterstützung in Anspruch zu nehmen? Hier sind einige Anzeichen für Überlastung:
Wann lohnt sich die erste Unterstützung?
Ab etwa 3-4 Shootings pro Woche kann es sinnvoll sein, Bildbearbeitung auszulagern. Bei mehr als 20 Kundenanfragen pro Woche lohnt sich eine virtuelle Assistenz.
Welche Warnsignale zeigen Überlastung?
Du fühlst dich überfordert und hast Schwierigkeiten, alle Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Du merkst, dass die kreative Arbeit leidet, weil du mit administrativen Tätigkeiten überlastet bist.
Wie berechnet man den Break-even-Point?
Vergleiche die Kosten für Outsourcing mit dem zusätzlichen Umsatz, den du durch mehr Zeit für kreative Tätigkeiten generieren kannst. Wenn du beispielsweise durch die Auslagerung von Aufgaben mehr Shootings durchführen kannst, solltest du die potenziellen Einnahmen gegen die Ausgaben für Dienstleister abwägen.
Outsourcing an Software-Tools: Effizienzsteigerung durch Technologie
Weg vom Papierkalender: Software-Tools wie Calendly helfen dabei, die Terminplanung effizient zu gestalten.
Neben der Auslagerung von Aufgaben an externe Dienstleister kannst du auch Software-Tools nutzen, um deine Abläufe zu optimieren. Ein hervorragendes Beispiel dafür ist Calendly, eine Plattform, die dir hilft, Termine mit Kunden effizient zu koordinieren. Anstatt endlos E-Mails auszutauschen, um einen geeigneten Termin zu finden, ermöglicht Calendly deinen Kunden, direkt in deinem Kalender verfügbare Zeiten einzusehen und selbst einen Termin zu buchen.
Vorteile der Nutzung von Software-Tools:
Zeitersparnis: Automatisiere den Buchungsprozess und reduziere den Aufwand für Terminvereinbarungen erheblich.
Professioneller Auftritt: Dein Kunde erhält einen direkten und professionellen Zugang zu deiner Verfügbarkeit, was den Eindruck deiner Professionalität stärkt.
Integration: Calendly lässt sich einfach in andere Tools integrieren, wie beispielsweise Google Calendar oder Zoom, was die gesamte Organisation deiner Termine noch reibungsloser gestaltet.
Durch den Einsatz solcher Software-Tools kannst du nicht nur administrative Aufgaben optimieren, sondern hast auch mehr Zeit, um dich auf das Wesentliche zu konzentrieren: deine kreative Arbeit als Fotograf:in.
Die richtigen Partner finden
Die Suche nach den richtigen Partner:innen für dein Outsourcing ist entscheidend für den Erfolg deiner Strategie. Du möchtest sicherstellen, dass die Dienstleister:innen, mit denen du zusammenarbeitest, nicht nur die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen mitbringen, sondern auch zu deinem Arbeitsstil und deinen Werten passen. Beginne deine Suche, indem du dein Netzwerk aktiv nutzt. Empfehlungen von anderen Fotograf:innen können wertvolle Hinweise auf vertrauenswürdige Dienstleister geben. Es gibt auch zahlreiche Online-Plattformen und Freelancer-Websites, die dir Zugang zu einer Vielzahl von Fachleuten bieten. Achte beim Auswahlprozess auf die folgenden Punkte:
Fachliche Kompetenzen: Stelle sicher, dass die Dienstleister über die nötigen Qualifikationen und Erfahrungen in ihrem Fachgebiet verfügen. Schau dir ihr Portfolio an und lese Bewertungen von früheren Kunden.
Zuverlässigkeit: Achte darauf, dass die Partner:innen einen professionellen Eindruck hinterlassen und pünktlich liefern. Ein persönliches Gespräch oder ein erstes Projekt kann Aufschluss über ihre Arbeitsweise geben.
Chemie und Werte: Der persönliche Kontakt ist entscheidend. Du möchtest mit jemandem zusammenarbeiten, der deine Vision versteht und teilt, sowie deine Arbeitsweise respektiert.
Eine sorgfältige Auswahl der Partner:innen kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen Zusammenarbeit und einer frustrierenden Erfahrung ausmachen. Investiere Zeit in diesen Prozess, um langfristig von effizienten und vertrauensvollen Partnerschaften zu profitieren.
Erfolgreicher Start der Zusammenarbeit
Der Beginn einer Zusammenarbeit mit neuen Dienstleister:innen sollte gut durchdacht und strukturiert sein. Hier sind einige Schritte, die dir helfen, einen erfolgreichen Start zu gewährleisten:
Prozesse dokumentieren: Erstelle klare, schriftliche Dokumentationen für alle Arbeitsabläufe, die du auslagern möchtest. Ein detaillierter Workflow für die Bildbearbeitung oder Social Media Management sorgt dafür, dass alle Beteiligten wissen, was zu tun ist. Dies minimiert Missverständnisse und hilft, die Qualität der Arbeit zu sichern.
Klare Erwartungen kommunizieren: Von Anfang an solltest du deine Erwartungen klar formulieren. Bespreche, welche Ergebnisse du dir erhoffst, und lege fest, welche Standards eingehalten werden müssen. Offene Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit.
Qualitätskontrolle etablieren: Führe regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass die Qualität der Arbeit den von dir definierten Standards entspricht. Gegebenenfalls solltest du Feedback geben und Anpassungen vornehmen, um die Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern.
Feedback-Kultur aufbauen: Eine positive Feedback-Kultur fördert eine offene Kommunikation und hilft dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen. Regelmäßige Rückmeldungen ermöglichen es den Partner:innen, sich weiterzuentwickeln und sich besser auf deine Bedürfnisse einzustellen.
Beispiel: Ich habe monatliche Check-ins eingeführt, als ich begann, mit einem neuen Bildbearbeitungsdienstleister zusammenzuarbeiten. Diese regelmäßigen virtuellen Treffen geben mir die Sicherheit, dass meine kreativen Vorstellungen genau umgesetzt werden und der Stil meiner Arbeiten konsistent bleibt. Jedes Mal, wenn ich mich mit dem Dienstleister zusammensetze, habe ich die Gelegenheit, Feedback zu geben und eventuelle Anpassungen vorzunehmen. Dadurch kann ich sicherstellen, dass jede Details der Bearbeitung meinen Vorstellungen und Anforderungen entspricht. Darüber hinaus bietet mir dieser regelmäßige Austausch die Möglichkeit, neue Ideen zu diskutieren und kreative Konzepte weiterzuentwickeln, was zur kontinuierlichen Verbesserung der Qualität meiner Arbeit beiträgt. Es ist mir wichtig, dass meine Vision in jedem einzelnen Bild erkennbar ist, und diese Check-ins sind der Schlüssel, um genau das zu erreichen. So kann ich mit gutem Gewissen sagen, dass die Zusammenarbeit durch diese offene Kommunikation reibungslos verläuft und der gewünschte Ausdruck meiner Fotografie gewahrt bleibt.
Typische Fallen & wie man sie vermeidet
Trotz der besten Absichten können beim Outsourcing einige Fallstricke auftreten. Hier sind einige häufige Probleme und Tipps, wie du sie vermeiden kannst:
Zu spätes/zu frühes Outsourcing: Es ist wichtig, den richtigen Zeitpunkt für das Outsourcing zu finden. Wenn du zu spät Unterstützung suchst, kannst du in einen Bearbeitungsstau geraten. Umgekehrt kann zu frühes Outsourcing dazu führen, dass du nicht die notwendigen internen Prozesse und Standards entwickelst. Überlege genau, wann der richtige Moment für dich ist, und plane deine Schritte entsprechend.
Mangelnde Kontrolle: Wenn du Aufgaben auslagerst, ist es leicht, den Überblick zu verlieren. Setze klare Meilensteine und regelmäßige Check-ins, um den Fortschritt zu überwachen. Das gibt dir die Möglichkeit, rechtzeitig einzugreifen, falls etwas nicht nach Plan verläuft.
Unklare Absprachen: Missverständnisse können die Zusammenarbeit belasten. Stelle sicher, dass alle Vereinbarungen schriftlich festgehalten werden. Klare Briefings und regelmäßige Updates sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.
Abhängigkeiten vermeiden: Vermeide es, von einer einzigen Person oder einem Dienstleister abhängig zu werden. Diversifiziere deine Partner:innen, um sicherzustellen, dass du auch bei plötzlichen Ausfällen oder Änderungen im Team handlungsfähig bleibst. Dies schützt dich vor unerwarteten Engpässen und gibt dir die Flexibilität, die du benötigst.
Fazit
Durch gezieltes Outsourcing kannst du als Fotograf:in nicht nur wertvolle Zeit sparen, sondern auch deine kreative Energie auf die Dinge lenken, die dir wirklich am Herzen liegen. Indem du administrative Aufgaben und andere zeitraubende Tätigkeiten abgibst, schaffst du Raum für kreative Entfaltung und strategische Entwicklung.
Die wichtigsten Punkte:
Selbst machen: Kreative Kernarbeit und strategische Aufgaben.
Auslagern: Bildbearbeitung, administrative Aufgaben, Marketing.
Timing: Unterstützung ab 3-4 Shootings pro Woche suchen.
Partnerwahl: Auf Kompetenz, Zuverlässigkeit und klare Verträge achten.
Erfolgreicher Start: Prozesse dokumentieren und Erwartungen klar kommunizieren.
Starte jetzt deinen Outsourcing-Plan! Überlege dir, welche Aufgaben du als Erstes auslagern möchtest und beginne mit der Suche nach den passenden Partner:innen oder Software-Tools. Nutze diese Strategien, um deine Fotografie auf das nächste Level zu bringen!
